چگونه یک جلسه‌ی یک به یک مؤثر با اعضای تیم در محل کار اجرا کنیم؟

جلسه‌ی یک به یک ابزار مدیریتی بسیار مهم و اغلب نادیده گرفته شده است. این جلسات نه تنها روشی مطمئن برای ارتباط با کارکنان و به اشتراک گذاری اطلاعات لازم با آنها است، بلکه یک روش عالی برای شنیدن انتقادات و پیشنهادات آنهاست.

مهمتر از همه، جلسات یک به یک فرصتی برای شکل دادن به تجربه و درک شما از کارکنانتان به عنوان یک رئیس است. همچنین در بسیاری از موارد، آنچه که آنها در مورد شما و سبک مدیریت شما فکر می‌کنند در نظر آنها در مورد کل شرکت یا سازمان‌هایی که شما نمایندگی می‌کنید، منعکس می‌شود.

اجرای جلسات یک به یک موثر باید برای شما به عنوان یک مدیر یا رهبر تیم اولویت داشته باشد. ۱۱ ترفندی که در این مقاله ارائه شده است به شما کمک خواهد کرد تا بیشتر از این زمان حیاتی استفاده کنید. در ادامه‌ی مطلب با ما با سایت همیشه به روز «مسیر ثروت به روش مجید صدر» همراه باشید.

1. طرز فکر درست داشته باشید

یک جلسه‌ی مناسب تک به تک در واقع درست قبل از جلسه، هنگامی که شما یادداشت‌ها و نگرش خود را آماده می‌کنید شروع می‌شود.

شما نباید جلسه‌ی تک به تک را به عنوان یک حواس پرتی ناخواسته در روز پر مشغله‌تان ببینید.

در عوض، مدت زمانی را برای پاک کردن ذهن خود و تمرکز بر روی فردی که قرار است با او ملاقات کنید، اتخاذ کنید. با بررسی یادداشت‌های خود از جلسه با شخص قبلی شروع کنید، به آخرین آمار عملکرد آن کارمند نگاه کنید، هرگونه شکایات یا تحسین‌هایی که درباره آنها دریافت کرده‌اید را علامت بزنید.

2. جلسات تک به تک را به طور منظم برگزار کنید

فرکانس برگزاری جلسات تک به تک تا حد زیادی بستگی به اندازه‌ی شرکت و سبک مدیریت شما دارد. بعضی منابع می‌گویند که چنین جلساتی باید هفتگی باشند، در حالی که دیگران می‌گویند که یک برنامه‌ی دو هفته یک  بار یا ماهانه کافی است.

یک ایده‌ی خوب این است که برنامه‌ی جلسه بعدی را در انتهای هر جلسه تنظیم کنیم تا هر دو طرف بتوانند برای آن برنامه ریزی کنند.

در مورد تعداد دفعات و طول جلسات که برای شما یا کارمندان شما زیاد نیست فکر کنید، هر دوی این فاکتورها باید برای نگه داشتن همه‌ی افراد در حلقه و حفظ تماس مداوم، کافی باشد.

کارکنان جدید باید جلسات یک به یک بیشتری، حداقل یک بار در هر هفته یا دو هفته یک بار داشته باشند.

تکرار جلسات یک به یک به اشتراک گذاری بازخورد را به یک روال تبدیل می‌کند و به یک فرهنگ صحیح تشویق می‌کند. علاوه بر این، مکالمات فردی منظم باعث می‌شود که کارکنان بدانند که احساسات، اعتماد و ارزش آنها در شرکت درک می‌شود و در نتیجه انگیزه ذاتی آنها را تقویت می‌کند.

3. محدودیت زمانی برای جلسات تعیین کنید

زمان کافی را برای این مکالمات برنامه ریزی کنید، اما آنها را خیلی طولانی نکنید. هیچکس جلساتی را که تمرکز را می‌گیرد و تا بی نهایت ادامه دارد، دوست ندارد.

طول مطلوب هر جلسه نیز به فرکانس این جلسات بستگی دارد. مثلاً اگر هر هفته یک جلسه داشته باشید، یک جلسه‌ی ۳۰ دقیقه‌ای ممکن است کافی باشد. اگر یک بار در دو هفته یا یک بار در ماه جلسه تشکیل می‌دهید، ممکن است ۶۰ دقیقه بیشتر مؤثر باشد.

مدیران موفق، از جمله اندی گروو (Andy Grove)، یکی از مؤسسین و مدیر عامل سابق شرکت اینتل (Intel)، توصیه کرده‌اند که جلسات ی به یک به مدت حداقل یک ساعت بگذرانید. او می‌گوید:

بنا به تجربه‌ی من هرچیز کمتری، تمایل دارد تا وابستگی‌اش را به چیزهای ساده‌ای که بتواند به سرعت انجام شود محدود کند.

4. فهرستی از موضوعات بحث و گفتگو ایجاد کنید

یک طرح کلی یا ساختار جلسه ممکن است برای گفت و گو کردن به شما کمک کند. به ویژه در چند جلسه اول. با این حال، شما مجبور نیستید دقیقاً با آنچه که در برنامه قرار دارد پیش بروید. در واقع آن را به عنوان مرجعی که می‌تواند در مواردی که مکالمه در یک موضوع گیر می‌کند یا بیش از حد از موضوع دور می‌شود کمک کند، در نظر بگیرید.

در مواردی که کارمند درون گرا باشد و احتمالاً به خودی خود صحبت نکند، دستورالعمل جلسه نیز ممکن است مفید باشد.

به عنوان مثال، شما می‌توانید سه تا پنج موضوعی را که به آنها بیشتر علاقه مند هستید آماده کنید. یا شما می‌توانید لیستی از سؤالات را در مقابل‌تان نگه دارید، اما به یاد داشته باشید که انعطاف پذیر باشید. اگر مکالمه طبیعی است لازم نیست که همه‌ی آنها را بپرسید.

برخی ایده‌ها برای سؤالاتی که احتمالاً پاسخ‌های کامل را تولید می‌کنند، عبارتند از:

• در کدام بخش از روز شما بیشتر احساس بهره وری می‌کنید؟ آیا احساس می‌کنید که برای بهبود رفاه و بهره وری خود به یک برنامه کاری متفاوتی نیاز دارید؟
• آخرین دستاوردهای شما که به آنها افتخار می‌کنید چه چیزهایی هستند؟
• آیا شما پیشنهاداتی دارید که می تواند به ما برای کارکرد بهتر به عنوان یک تیم کمک کند؟
• آیا کسی در تیم هست که برای شما کار کردن با او سخت است؟ می‌توانید توضیح دهید چرا؟
• کدام یک از کارها به شما انگیزه داده و روحیه‌ی شما را بالا می‌برد؟ آیا روشی وجود دارد که وظایف روزانه‌ی شما را جذاب تر کند؟
• تنگناهای اصلی در پروژه فعلی شما چیست؟ آیا من می‌توانم به هر طریقی به شما کمک کنم؟
• چیزهایی که در کار یا محیط کاری به طور کلی شما را نگران می‌کنند چه هستند؟ آیا تا به حال احساس کم ارزشی کرده‌اید؟
• آیا احساس می‌کنید که به اندازه کافی در حال یادگیری در سرِ کار هستید؟ دوست دارید در کدام مناطق اطلاعات بیشتری کسب کنید؟
• برای بهبود سبک مدیریت من و یا برای حمایت بهتر از شما چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
• به کدام پروژه‌ها یا وظایف برای کار در آینده علاقه مند هستند؟

ترفند:

اریک اشمیت (Eric Schmidt)، مدیر عامل سابق گوگل، با مقایسه‌ی لیست‌های سؤالات جلسات یک به یک‌اش با کارکنانش که پیش از جلسه آماده کرده بودند، شروع به تکمیل لیست خود نمود. مواردی که در هر دو لیست وجود داشتند، اولویت بندی شدند، زیرا احتمالاً آنها بیشترین مشکلات را داشتند.

5. منظم بودن جلسات را حفظ کنید و هر از گاهی شرایط را تغییر دهید

اگر قصد دارید که با کارمند خود مکالمه صادقانه، آرام و صریح برقرار کنید، نه تنها در مورد کلمات و زبان بدن خود فکر کنید بلکه در مورد جو در جلسه نیز فکر کنید.

هدف شما این است که حرفه‌ای و سازنده باشید، اما نه لزوماً بی دست و پا و یا سست.

اول، یک مکان آرام برای مکالمه خصوصی پیدا کنید. مبلمان راحت، رنگ‌های گرم، گیاهان اداری و یا حتی یک منظزه‌ی متفاوت از پنجره، توانایی ایجاد ایده‌ها و پیشنهادات جدید را دارد. شما لزوماً نباید جلسه را در اتاق جلسه برگزار کنید. می‌توانید به پیاده روی یا خوردن یک قهوه یا چای در یک کافی شاپ بروید؟

آرتی رزنتالس (Artis Rozentals) مدیر عامل نرم افزار ردیابی بهره وری DeskTime، معتقد است که جلسات یک به یک باید خارج از محدودیت‌های معمول دفتر برگزار شود. او می‌گوید:

من فرصتی برای رفتن به یک ناهار تک به تک با هر یک از اعضای تیم‌ام برای بحث در مورد همه چیز در یک فضای غیر رسمی پیدا کردم.

او اضافه می‌کند که غیر رسمی به این معنا نیست که جلسه بدون آمادگی انجام می‌شود. او ادامه می‌دهد:

من قبل از جلسه، پرسش‌ها و داده‌های موضوعی را تهیه می‌کنم و آن را با کارمند مربوطه به اشتراک می‌گذارم، به طوری که ما هر دو برای جلسه آماده می‌شویم و مکالمه‌ای پر بار داریم.

6. بر کارمند تمرکز کنید

کارمند باید تمرکز اصلی یک مکالمه‌ی یک به یک باشد. تاجر و نویسنده‌ی معروف آمریکایی بن هوروویتس (Ben Horowitz) توصیه می‌کند که یک مدیر فقط باید ۱۰٪ از زمان را صحبت کند و بقیه‌ی زمان مکالمه را به صحبت کارمند واگذار کند.

به یاد داشته باشید که به عنوان فردی که در موقعیت قدرت هستید، باید غرور خود را کنار بگذارید و از کارکنان خود تا جایی که می‌توانید حمایت کنید.

در حالت ایده آل، مکالمه به طور طبیعی در اطراف هر موضوعی به او مربوط است جریان می‌یابد. اگر این اتفاق نیافتد، سؤالاتی (سؤالات مرحله‌ی ۴) را مطرح کنید که می‌تواند به آنها کمک کند جزئیات موقعیت خود را بیان کرده و نظرات خود را ابراز کنند.

7. طوری گوش کنید که انگار کل حواستان به گوینده است

وظیفه شما تنها اجازه‌ی صحبت دادن به کارمندتان نیست. همچنین گوش دادن به طور فعال است. این به معنی گوش دادن فقط به دلیل ادب نیست. شما در واقع در تلاش برای درک کردن و به یاد آوردن همه چیزهایی که به اشتراک گذاشته شده‌اند، هستید.

برخی از تکنیک‌های شنیداری فعال عبارتند از:

• روشنفکر و با اعتماد به نفس بمانید و بدون نتیجه گیری یک طرفه، به صحبتهای کارمندتان گوش دهید.
• به کارمندانتان نشان دهید که توجه می‌کنید و گاهی اوقات آنچه را که می‌گویند خلاصه کنید.
• برای جلوگیری از سوء تفاهم‌ها، برخی از اظهاراتی را که درست درک کردید با دو بار تکان دادن سر تأیید کنید.
• به همه‌ی مطالبی که می‌شنوید، پذیرا باشید، حتی انتقاد از شرکت یا عملکرد خودتان.

8. اطلاعات مناسبی را به اشتراک بگذارید

ما قبلاً اشاره کردیم که کارفرما باید کمتر صحبت کند و بیشتر گوش دهد. با این حال، اگر شما چیزی مهم برای گفتن داشته باشید و آن چیز به این کارمند از لحاظ شخصی یا حرفه‌ای تأثیر می‌گذارد، جلسه‌ی یک به یک بهترین زمان برای گفتن است.

آیا شما در حال آماده سازی پروژه یا استراتژی جدیدی هستید که کارمند باید در مورد آن اطلاعات داشته باشد؟ آیا شما تاکتیک‌های مدیریتی جدیدی را آزمایش می‌کنید و می‌خواهید آنها را مورد نظرسنجی قرار دهید؟ آیا تغییرات جدید به شرکت یا تیم شما به طور خاص تأثیر می‌گذارد؟

اطمینان حاصل کنید که هر یک از کارکنان را در حلقه نگه می‌دارید تا از شایعات و اطلاعات نادرست در شرکت جلوگیری شود. اگر شخصاً اخبار خود را به آنها بگویید، آنها نیز احساس ارزش بیشتری خواهند کرد.

9. یادداشت برداری کنید

به احتمال زیاد، شما مسئول بیش از یک یا دو نفر از کارکنان هستید، بنابراین برای برآوردن همه نکات مهم هر عضو تیم نباید بر حافظه خود تکیه کنید. با این حال توصیه نمی‌شود در طول جلسه یادداشتهای خود را روی رایانه‌ی خود بنویسید. چرا؟

داشتن یک لپ تاپ باز را می‌توان به راحتی به عنوان عامل مختل کننده و خیلی علاقه مند به گفتگو نبودن تفسیر کرد.

بنابراین شما باید از روش قدیمی یادداشت برداری استفاده کنید، یعنی نوشتن آنها در یک دفترچه یادداشت، دفتر یا یک قطعه کاغذ. با یادداشت برداری، اعضای تیم شما می‌بینند که شما به طور فعال در جلسه شرکت می‌کنید و نقاط مشخص شده را در نظر گرفته‌اید. به عبارت دیگر جلسه فقط یک اتلاف وقت نیست.

10. با یک کار یا نتیجه جلسه را ترک کنید

همانند هر چیز مرتبط با کسب و کار، جلسه‌ی یک به یک باید یک هدف و یک نتیجه‌ی قابل اجرا داشته باشد. به عبارت دیگر، اطمینان حاصل کنید که شما، کارمندتان یا در حالت ایده‌آل، هر دوی شما جلسه را، با یک آیتم، عمل یا یک کار تکمیل شده ترک کنید.

برای محکم کاری، یک ایمیل سریع بعد از جلسه‌ی یک به یک ارسال کنید، تغییرات اصلی را که از جلسه نتیجه شده یادآوری کنید. این کار اطمینان خواهد داد که هر دو شما در یک فرکانس بوده و از گام‌‎های بعدی که هر طرف باید بردارد مطلع هستید.

ایمیل یادآوری چند دقیقه بیشتر از زمان شما را نمی‌گیرد، اما بدون شک در طولانی مدت ارزشمند خواهد بود.

11. از جلسات یک به یک با کارمندان از راه دور خود چشم پوشی نکنید

امروز، مدیران به طور فزاینده‌ای بیشتر با تیمی کار می‌کنند که تا حدی (یا به طور کامل) از کارمندان راه دور تشکیل شده است. اگر شما یکی از آنها هستید، باید بدانید که:

جلسات یک به یک زمانی که صحبت از تیم از راه دور شماست نیز بسیار حیاتی است.

چرا؟ از آنجا که شما می‌توانید هر روز در دفتر احساسات و ضعف تیم از راه دور خود را احساس کنید. در عین حال، شما ممکن است هیچ نظری در مورد اینکه چگونه کارکنان بیرون دفتر یا از راه دور شما احساس می‌کنند، نداشته باشید.

دیویس سیکسنز (Davis Siksnans) مدیرعامل استارت آپ Printful، شرکتی با ۵۰۰ کارمند را اداره می‌کند که دو قاره دارد. علاوه بر برگزاری جلسه‌های سه ماهه با همه کارکنان، او از مدیران درخواست می‌کند که علاوه بر جلسات بررسی دو بار در سال عملکرد، به طور منظم با هر یک از اعضای تیم خود جلسات یک به یک برگزار کنند.

او اشاره می‌کند که:

این کار یک روش عالی برای نشان دادن این است که مدیران به عملکرد و رفاه کارمند توجه می‌کنند. در جلسات منظم مباحث مطرح می‌شود که در غیر این صورت مطرح نخواهند شد، مانند نوع موسیقی پخش شده در دفتر.

سانتا لیس کروز ((Santa Lice-Kruze، مدیر ارشد روابط عمومی در Printful، با دیویس موافق بوده و می‌افزاید:

مکالمات باید بر مبنای شفافیت و اعتماد متقابل ایجاد شود. این جلسه زمان پرسیدن همه چیز از جمله چگونکی کارکرد، تعادل کار و زندگی، سلامت، فعالیت‌های غیر کاری و غیره است. شما قطعاً باید بپرسید که آیا لازم است و چگونه می‌توانید در هر موردی به کارمندتان کمک کنید.

کارکنان خود را چشم در چشم ببینید

به عنوان یک مدیر، شما باید در همه کارهایی که انجام می دهید، منظم باشید. و جلسات یک به یک، از این مورد مستثنی نیست. مجبور نیستید هر روز یا حتی هر هفته جلسه برگزار کنید، اما شما باید به آنها متعهد باشید.

به یاد داشته باشید: هدف اصلی شما حمایت از عملکرد کارکنانتان است. داشتن یک دیالوگ شخصی به طور منظم با هر فردی که به شما گزارش کارهای خود را می‌دهد، به شما در دیدن افزایش مشارکت کارکنان کمک می‌کند. و این حالت به احتمال زیاد منجر به بهبود فرهنگ شرکت و بهره وری بالاتر برای کل شرکت خواهد شد.

منبع: lifehack