چگونه دفتر کارتان را برای بهبود بهره وری و تمرکز به هدف طراحی کنید؟

0

آخرین بار چه زمانی در مورد طراحی دفتر کارتان فکر کرده‌اید؟ آیا از نشان دادن دفتر کار خود به خانواده و دوستانتان افتخار می‌کنید؟ آیا در محل کار خود راحت هستید؟

رابرت پیترز (Robert L. Peters) می‌گوید:

فرهنگ را ایجاد می‌کند. فرهنگ ارزش‌ها را شکل می‌دهد. ارزش‌ها آینده را تعیین می‌کنند.

میانگینِ کارِ کارکنان تمام وقت ۱۸۰۰ ساعت در سال است، که بیشتر این ساعات در یک دفتر کار می‌گذرد. بنابراین نحوه‌ی طراحی و چینش محل کار تأثیر مستقیمی در بهره وری و روحیه‌ی کارکنان دارد. در این مطلب قصد داریم نکات و ترفندهای کاربردی و مفیدی را در این زمینه در این زمینه با شما به اشتراک بگذاریم. بنابراین در ادامه‌ی مطلب با ما با سایت همیشه به روز «مسیر ثروت به روش مجید صدر» همراه باشید.

طراحی دفتر کار چیست؟

دفتر کار

به سادگی، طراحی دفتر در مورد ایجاد فضا است که کار بهره ور و هدفمند را تسهیل می‌کند در حالی که محل را برای خلاقیت، سفارشی سازی و شخصی سازی آماده می‌کند. اساساً، شما یک غرفه‌ای را می‌سازید تا همه بتوانند برپا کنند.

جو اسپارانو (Joe Sparano) در این باره می‌گوید: “طراحی خوب مفهومی است. طرح بزرگ شفاف است “.

احتمالاً طراحی اولین چیزی نیست که شما به آن فکر می‌کنید، اما تأثیر زیادی در هدایت رفتار در محل کار دارد. شما هر وقت از در به داخل وارد می‌شوید آگاهانه در مورد آن فکر نمی‌کنید، اما فضای کاری که در آن کار می‌کنید، تأثیری قوی بر عملکرد و هدف شما دارد.

در مورد فضای کاری فعلی‌تان فکر کنید. آیا شما یک مهمان هستید یا به آنجا تعلق دارید؟ اگر احساس می‌کنید که یک مهمان هستید، احتمال کمتری دارد پای خود را روی صندلی بگذارید یا میز کارتان را شخصی‌سازی کنید. شما قادر نخواهید بود تمرکز کنید، کاملاً احساس راحتی کنید یا بهترین عملکرد خود را انجام دهید. از سوی دیگر، اگر احساس کنید که متعلق به شماست، بیشتر احساس تعادل خواهید کرد. آخرین باری که شما به حدی در کار خود غوطه ور شدید که متوجه گذشت زمان نشده‌اید کِی بود؟

عوامل زیادی در طراحی داخلی وجود دارد که به ایجاد یک فضای کاری مثبت کمک می‌کند و باعث افزایش بهره وری و هدف می‌شود: نورپردازی، رنگ، گل و گیاه، هنر، غذا، صندلی و غیره.

در نهایت، هدف مسئله‌ی طراحی ایجاد رفاه افراد است. با طراحی مناسب، شما به نیازهای کارکنان جواب می‌دهید و به پیشرفت تیم خود کمک می‌کنید.

توجه داشته باشید که در حالی که شما در حال طراحی فضای اداری خود هستید، می‌توانید نکاتی را با اعضای تیم کار از راه دور خود نیز به اشتراک بگذارید. طراحی دفتر کار به همان اندازه برای کارمندان از راه دور اهمیت دارد.

دفتر کار

چرا طراحی دفتر کار مهم است؟

فضاهای کاری فیزیکی بر روی عوامل متنوعی نظیر سلامت، روحیه، انعطاف، خلاقیت، همکاری، بهره وری و هدف اثر می‌گذارد. بیایید به دو مورد آخر تمرکز کنیم:

  • بهره وری: فضاهای کاری ضعیف طراحی شده می‌تواند تأثیر زیادی بر روی کار داشته باشد و ۴۶٪ از متخصصان معتقدند که فضای کاری موجود آنها، به شدت بر بهره وری آنها تأثیر می‌گذارد. شما می‌توانید بهره وری تیم‌تان را با بهبود محیط کاری خود را افزایش دهید.
  • هدف: هنگامی که ما به دیگران خدمت می‌کنیم، احساس بهتری داریم. هدف یک انگیزه‌ی بی نهایت قدرتمند است و شما می‌توانید رسیدن به هدف را از طریق طراحی فضای کاری تشویق کنید. در مورد کارکنانی که برایتان کار می‌کنند فکر کنید، کار آنها ارزشمند است و آنها به طور مثبت بر زندگی دیگران تأثیر می‌گذارند.

سام گرو (Sam Grawe)، مدیر جهانی مارک در Herman Miller در این باره می‌گوید:

تعادل هدف مشترک با فعالیت های فردی، تعلق و نیاز به استقلال را متعادل می‌کند. این موضوع اجازه می‌دهد تا سازمان‌ها نوع محیطی را که برای آنها مناسب است شناسایی کرده و ایجاد کنند.

به این ترتیب در مورد این موضوع فکر کنید: هر چقدر شما زمان کمتری برای تفکر در مورد محیط کاری خود صرف کنید، به همان اندازه باید وقت بیشتری برای کار و احساس رضایت کنید. طراحی دفتر بزرگ، بار روانی را کاهش می‌دهد و تمرکز را تسهیل می‌کند.

الآن بخوانید!
چگونه می‌توان یک عضو خوب در یک تیم شد؟

طراحی دفتر فعلی شما چگونه بر کارکنان شما تأثیر می‌گذارد؟

چگونه می‌توان دفتر خود را برای رسیدن به بهره وری و هدف طراحی کرد؟

قبل از هر کاری برنامه ریزی کنید

قبل از طراحی هر فضا، فکر کنید که سعی دارید چه کاری انجام دهید. تیم شما با چه چالش‌هایی مواجه است؟ فضای موجود چگونه می‌تواند نیازهای آنها را تأمین کند و چگونه می‌تواند بنا به خواسته‌های تیم تغییر کند؟

توجه کنید که چگونه افراد از فضای فعلی استفاده می‌کنند و در مورد چگونگی تکامل آن فکر می‌کنند. رفتارها را مشاهده کنید، برنامه‌های آینده را بحث کنید، گزینه‌های تحقیق را مورد بحث قرار دهید و در مورد آنچه که مورد نیاز است بپرسید.

برای بررسی نحوه کار افراد و فعالیت‌هایی که در هر فضا اتفاق می‌افتد، یک نظرسنجی را طرح کنید و سپس نتایج خود را برای تعیین مراحل بعدی بررسی کنید. و قبل از اینکه خیلی دیر شود، دقت کنید که گاهی اوقات آنچه افراد می‌خواهند، لزوماً چیزی نیست که آنها نیاز دارند. شما ممکن است قادر به پاسخگویی به هر آرزویی نباشید، اما تیم شما باید در این فرایند احساس وجود کند و احساس کند که شنیده می‌شود.

در نظر داشته باشید که باید ببینید چه چیزی جواب می‌دهد و استفاده‌ی واقعی از فضا را ببینید.

شخصیت‌های کاری و سبک‌های کاری را بشناسید

بعضی از افراد نیاز به فضای آرام دارند، بعضی دیگر فضا برای همکاری نیاز دارند. این کار شماست که باید یک محیط کاری متعادل ایجاد کنید.

در مورد تهیه‌ی اتاق‌ها با تخته‌های وایت برد و نور طبیعی برای برگزاری جلسات پویا، اما همچنین گوشه‌های آرام برای کسانی که نیاز به پنهان شدن دارند، فکر کنید. گزینه های مکان‌های کاری باز را در برابر فضای کاری شخصی سبک سنگین کنید.

شما می‌خواهید اتاق‌های نرم / گرم و اتاق‌های سخت / سرد خود را دریابید. منظور این جمله چیست؟ گاهی اوقات شما می‎خواهید مردم راحت باشند، اما گاهی اوقات می‌خواهید میزان اصطکاک خود را نشان دهید. به عنوان مثال، شما ممکن است بخواهید افراد برای یک جلسه تماس تلفنی به یک اتاق تماس راحت فرار کنند و سپس چند ساعت معطل شوند. در این مورد، می‌خواهید اتاق تماس برای ۴۰ دقیقه خوب باشد و سپس مردم را تشویق کنید تا به جای دیگری بروید.

بودجه‌ی خود را محاسبه و تنظیم کنید

هنگام طراحی طرح دفتر خود، ایده‌ای منطقی از هزینه‌ای که باید صرف کنید و کجا باید صرف کنید، داشته باشید. شما باید با تیم خود برای تعیین نقطه‌ی هدف کار کنید.

گاهی اوقات شما توانایی انجام تغییرات بزرگ و لاکچری در دفتر کار به لحاظ مالی ندارید و فقط با چند وسیله‌ی ارزان قیمت و کوچک می‌توانید حال و هوای محل کار را عوض کنید. اما گاهی اوقات، شما می‌توانید از نقطه نظرات و مشاوره و کار بهترین معماران شهر خود استفاده کنید و به دلیل نداشتن محدودیت مالی معماری درست و پر رفاه و هدفمند دفتر کارتان برایتان مهم است.

بسته به بودجه‌ی شما، ممکن است نیاز باشد که این کار را در طول یک دوره زمانی اولویت بندی کنید، از ضرورت‌ها شروع  کنید و به آرامی بقیه را اضافه کنید.

شما همچنین می‌خواهید بدانید که لوازم دفتر کار شما چه مدت برایتان کار خواهد کرد. به عنوان مثال، آیا شما نیاز به صندلی با عمر ۲ سال دارید یا ۲۰ سال؟ اگر شما بدانید که آینده‌ی شرکت شما تقریباً چگونه خواهد بود، در طراحی دفتر خود این موضوع را مد نظر قرار خواهید داد.

از غرایز طبیعی انسانی به نفع خود استفاده کنید

همه‌ی ما به طور طبیعی برای پاسخ دادن به ورودی‌های خاصی آفریده شده‌ایم. در عین حال که شما فضای جدیدی را طراحی می‌کنید، با نگرش‌های بیولوژیکی و اجتماعی تیم خود کار کنید. در ادامه به این موضوع خواهیم پرداخت:

الآن بخوانید!
نکاتی برای تبدیل شدن به "بهترین محل کار"

روشنایی

روشنایی یکی از قوی ترین عوامل ایجاد یک طراحی دفتر مطلوب است. روشنایی بر بسیاری از جنبه‌های زندگی کاری، از بهره وری تا سلامت روان و ایمنی محل کار تأثیر می‌گذارد. دانستن نوع مناسب نورپردازی برای معرفی به فضا می‌تواند تفاوت‌های زیادی را ایجاد کند.

نور طبیعی برای ریتم روزانه بدن لازم است، خلق و خوی شما را بهبود می‌بخشد و ویتامین D را افزایش می‌دهد. نور گرم (مانند لامپ ها) می‌تواند آرامتر و جذاب تر باشد، در حالی که نور خنک می‌تواند خستگی را کاهش دهد و به همکاری تشویق کند.

به تقویت اثرات نورپردازی با استفاده از آینه‌ها، پرده‌ها و دیوارها و سقف‌های دارای نور مخفی فکر کنید.

رنگ‌ها

رنگ محیط اطراف ما می‌تواند حالت‌های ما را تغییر دهد و واکنش‌های مختلفی را به بدن ما بدهد. رنگ‌های نرم و ملایم دارای اثر متفاوتی نسبت رنگ‌های پر رنگ و پر انرژی است. رنگ‌های طبیعت مانند سبز و آبی می‌توانند کارایی و تمرکز را افزایش دهند، در حالی که رنگ‌های گرمتر می‌توانند تفکر نوآورانه و شدت را تحریک کنند.

در مورد نوع کاری که در فضا انجام می‌شود فکر کنید. آنرا با رنگ مناسب تطبیق داده و با نام تجاری شرکت خود همراستا کنید.

گل و گیاه

ما به طور طبیعی تمایل داریم با طبیعت ارتباط برقرار کنیم و داشتن گل و گیاه در دفتر یک روش شگفت انگیز قوی برای بهبود فضای کار است. گیاهان باعث کاهش استرس، پاک کردن هوا و حتی کمک به کاهش سطح نویز می‌شوند.

متأسفانه، هر ۱ نفر از ۳ نفر می‌گویند که هیچ گل و گیاهی در محل کارشان وجود ندارد. با ایجاد فضای پر از گل و گیاه با این کمبود مبارزه کنید.

هیچ کس باغبان نیست، اما بسیاری از گیاهان دفتری نیازمند به نگهداری کم وجود دارند که می‌توانند به راحتی در محل کار استفاده شوند.

هنر

اثبات شده که داشتن قطعاتی از هنر در دفتر کار، باعث افزایش خلاقیت و بهره وری می‌شود. شرکت‌ها به طور فزاینده‌ای از مزایای نمایش هنر در اطراف محل کار ابراز رضایت می‌کنند. این موضوع زیبایی شناسی را تقویت می‌کند و همچنین به عنوان یک نقطه‌ی افتخار برای کسانی که در زمینه‌ی این هنر کار می‌کنند، خدمت می‌کند.

شما به دنبال چه نوع هنرمندان باید باشید؟ با پرسش از تیم خود شروع کنید. به عنوان مثال در Bonusly، برای محل کار از کارهای یک هنرمند محلی به نام Abby Gregg استفاده می‌شود و در طول سال‌ها کلکسیون آنها کاملتر شده است.

دفتر کار

ساده ترین توصیه: چیزی پیدا کنید که دوست داشتنی باشد اما نه عمومی و رایج.

اغذیه و تنقلات

امروزه شما یک محل کاری بدون قهوه یا چای نمی‌توانید پیدا کنید. اما، فراتر از چای و قهوه تهیه نوع مناسب غذا و نوشیدنی به تیم خود، از جمله انرژی بهبود یافته، تمرکز بیشتر و روزهای مریض، نیز وجود دارد. شما نیازی به پرداخت برای ناهار روزانه ندارید، اما تنقلات دارای هیدارت و شیرینی‌های سالم نیز به بالا بردن سطح انرژی شما کمک خواهد کرد.

آیتم‌‎های شخصی

افراد هنگامی که می توانند خودشان را کامل به دفتر بیاورند، کارآیی بیشتری دارند. این امر می‌تواند در مورد دکوراسیون اداری، لباس و حتی لوازم جانبی روی میز باشد.

همکاران خود را به عنوان افرادی که هویت خود را دارند، ببینید و با دعوت از آنها برای ایجاد شخصیت خود در فضای کاری خود، همدلی ایجاد کنید. این کار استرس را کاهش می‌دهد و به آنها کمک می‌کند احساس راحتی کنند.

این وسایل شخصی می‌تواند قاب عکس فرزند یا عزیزانتان بر روی میز کارتان، یک لیوان شخصی در داخل میز، یک کارت پستال با جملات الهام بخش در دیوار مقابلتان و … باشد.

حرکت و نشستن

در این مورد، احتمالاً قبلاً در مورد خطرات نشستن‌های طولانی مدت در محل کار شنیده ای. در حالت واقع بینانه باید در بعضی مواقع نشست، اما طراحی دفتر باید به گونه‌ای باشد که در راستای امکان و الزام حرکت در اطراف دفتر باشد.

الآن بخوانید!
هنر و علم به رسمیت شناختن: ۵ روش برتر برای برنامه‌های شناخت کارکنان

یک محیط کاری مطلوب که متناسب با فرهنگ شرکت شماست ایجاد کنید. گاهی اوقات لازم است در یک مکان و در تمرکز بمانید. در این راستا ممکن است صندلی‌های باز، دفاتر خصوصی، یا کنار گوشه‌ها را انتخاب کنید. اما گاهی اوقات از محل کار خود بیرون بروید و پیاده روی کنید، در راهِ رفتن به محل همکاران در اطراف دفتر، مقداری هوای تازه که برای یک فضای کاری سالم ضروری است، تنفس کنید.

هنگام طراحی یک دفتر، کار شما تشویق رفتار بدون دیکته کردن آن است. این به معنای ایجاد فضایی است که افراد می‌توانند در هر جایی که ممکن است نرمال نباشد، در راه آشپزخانه، اتاق جلسه و یا حتی حمام با یکدیگر تصادم نکنند. به عنوان مثال، شما ممکن است بخواهید آب را نزدیک به افراد نگه دارید اما سرویس بهداشتی را دور.

مصالح

یکی دیگر از عوامل مهم در انتخاب مبلمان برای دفتر شما مصالح هستند. اطمینان حاصل کنید که نه تنها به تأثیر بصری مواد و چگونگی حفظ آن، بلکه همچنین به چگونگی احساس آن هنگام لمس کردن، و یا حتی به صدایی که هنگام ارتباط با آن می‌دهد، توجه کنید.

شیشه می‌تواند یک ماده‌ی عالی باشد، اگر شما در حال کار با یک فضای کوچکی هستید. شیشه فضای کاربردی را فراهم می‌کند در حالی که چیزهای بصری را روشن نگه می‌دارد. اما همچنین می‌تواند سرد و شکننده باشد. اگر شما یک میز شیشه‌ای را انتخاب می‌کنید، سعی کنید آن را با یک گلدان گل یا وسایل دیگر نرم کنید.

فلز یک گزینه عالی برای دوام است و می‎تواند برای فضاهای مورد نیاز برای حفظ استریل مفید باشد. فلز ماده‌ای عالی برای زمانی است که شما در تلاش هستید تا فضای کاری خود را مدرن حفظ کنید، هر چند که فلز نیز می‌تواند سرد و یا ناخوشایند باشد.

چوب یک انتخاب کلاسیک است که گرمای بصری و ثبات را به یک فضا اضافه می‌کند. همچنین می‌تواند طبیعی تر از سطوح سخت تر مانند فلز یا شیشه باشد. چوب در عین حال که راحت است، باعث جذب رطوبت می‌شود و بسته به درجه حرارت گسترش می‌یابد.

پارچه یکی دیگر از گزینه‌های مهم است. دقت کنید که برخی از افراد حساسیت خاصی به اثاثیه یا لوازم جانبی دارند. تصور کنید یک کت و شلوار دوخته شده از کاموا چقدر افتضاح دیده می‌شود! و همکاران گیاه خوار شما اگر تمام صندلی‌های کنفرانس چرمی باشند، روی آنها نمی‌نشینند.

سعی کنید مصالحی را انتخاب کنید که دارای بافتی برای کمک به پنهان کردن لکه ها باشد و مطمئن شوید که انواع گزینه‌های موجود برای صندلی را بررسی کرده‌اید.

تأثیر

از فضای فیزیکی استفاده کنید تا به تیم خود نشان دهید که چگونه کار آنها بر ذینفعان تأثیر می‌گذارد و به همین دلیل مشارکت آنها اهمیت دارد. برجسته کردن تأثیر یا هدف، برای حفظ مشارکت و تعامل کارکنان مهم است. و بدانید که چگونه کار ما به دیگران تأثیر می‌گذارد و بر بهره وری و انگیزه کمک می‌کند.

در مورد نحوه‌ی انجام این کار در دفتر خود فکر کنید. این کار ممکن است با تشکر از مشتریان که در اطراف فضای شما نمایش داده می‌شوند انجام شود. این وسیله می‌تواند یادآور مأموریت شما باشد. هنگامی که محصولی ایجاد می‌کنید، به تیم خود نشان دهید تا به طور منظم KPI مربوطه را در پیشخوان دفتر ببینند.

به عنوان مثال شرکت Bonusly، همیشه در حال نمایش ماژول کارمندان در یک مانیتور بزرگ در فضای ورودی / عمومی است.

دفتر کار

طراحی برای بهره وری و هدف

هنگام طراحی یک دفتر یا هر فضای کاری، به عنصر کلیدی نحوه‌ی گذراندن ساعات کاری کارمند در محیط کاری کمک می‌کنید. کار شما مستقیماً، در فضایی که بسیاری از ساعات بیداری آنها را اشغال می‌کند، بر بهره وری و هدف تیم‌تان تأثیر خواهد گذاشت.

منبع: bonus.ly

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.