۸ استراتژی مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

0

با توجه به تجارب انتقال یافته از محیط شرکت و مربی، مردم همیشه به دنبال بهبود مهارت‌های زمان هستند. افراد پرمشغله احساس می‌کنند که برای رسیدن به همه‌ی کارهایی که هر روز می‌خواهند انجام دهند، به اندازه کافی وقت ندارند.

افراد پرمشغله وقت ندارند و مشغول هستند، اما در حال کار بر روی چیزهایی که به آنها لذت بزرگ می‌دهد و یا تأثیر واقعی در کسب و کار و زندگی‌شان دارد، نیستند.

بودن در عمل ثابت در تمام طول روز، نرمال است. اما افراد پرمشغله در یک چرخه بی پایان از مشغله و پر کردن زمان با کارها گیر کرده‌اند.

مشغله‌ی کاری افراد را از خلاقیت و بهره وری باز می‌دارد و باعث بغرنجی و آشفتگی می‌شود. چک کردن و جواب دادن به ایمیل‌ها، رفتن به جلسات متعدد، چند شغله بودن و کار کردن در فعالیت‌های کم ارزش در واقع بهترین استفاده از وقت شما نیست.

شما می‌توانید در مورد چگونگی مدیریت زمان خود روش‌های دیگری را به کار گیرید. آیا شما آرزو می‌کنید که بتوانید زمان خود را به طور مؤثرتر مدیریت کنید و هر روز را با رضایت از آنچه به دست آورده‌اید، به پایان برسانید؟

مدیریت زمان

چند استراتژی ساده مدیریت زمان وجود دارد که افراد مشغول می‌توانند از آن برای مدیریت کارآمدتر و مؤثرتر و کسب خروجی بیشتر از کارهای مهم استفاده کنند. در ادامه ۸ وجود دارد که افراد مشغول می‌توانند برای ساده سازی زندگی خود و تغییر نحوه فکر کردن در مورد مدیریت زمان خود اعمال کنند. در ادامه‌ی مطلب با ما با سایت همیشه به روز «مسیر ثروت به روش محید صدر» همراه باشید.

  1. حسابرسی زمان انجام دهید

اگر می‌خواهید زمان خود را کنترل کنید، قدم اول این است که بدانید که در حال حاضر وقت خود را چگونه صرف می‌کنید. تا زمانی که وضوح نداشته باشید که کجا هستید و چه کار می‌کنید نمی‌توانید چیزی را تغییر دهید.

این حسابرسی برای شما یک نمایش تصویر بزرگ از ارزش‌هایتان ایجاد می‌کند و نتایج زمانی را که شما به هر کار یا وظیفه‌تان اختصاص می‌دهید نشان می‌دهد. این کار به شما کمک می‌کند همه چیز را ساده کنید تا بتوانید به سرعت درک کنید که آیا وقت خود را به صورت بهره ور استفاده می‌کنید یا نه.

بهتر است که این حسابرسی زمان را برای ۷ روز انجام دهید. یعنی یک هفته به دقت بررسی کنید که زمان خود را چگونه و برای کدام کارها و وظایف صرف می‌کنید.

چگونه یک انجام دهیم

  • یک ورق کاغذ سفید بردارید
  • تاریخ را در بالای صفحه بنویسید
  • سه ستون در صفحه بکشید
  • عنوان ستون اول “کار با ارزش بالا”
  • عنوان ستون دوم “کار خوب”
  • عنوان ستون سوم “کار با ارزش کم”

کار با ارزش بالا کاری است که دوست دارید انجام دهید و در آن عالی هستید. این کاری است که بیشترین نتیجه را ارائه می‌دهد.

کار خوب کاری است که شما از انجام آن لذت می‌برید. این کار نتایج خوبی را ارائه می‌دهد، اما اغلب کار تکراری است و شخص دیگری می‌تواند همان کار را به همان اندازه خوب یا بهتر انجام دهد.

کار با ارزش کم شما را هیجان زده نمی‌کند و احتمالاً انرژی شما را می‌گیرد. این کار نتایج عالی ارائه نمی‌دهد، سطح انرژی شما را کاهش می‌دهد و می‌تواند متوقف شده یا به دیگران داده شود.

هر پروژه یا کاری که انجام می‌دهید را به یکی از سه ستون با نام کار و مقدار زمان صرف شده اختصاص دهید. در پایان ۷ روز، مجموع زمان صرف شده در هر ستون و هر پروژه را جمع کنید.

این کار می‌تواند یک تمرین باز کردن چشم باشد. در پایان حسابرسی، به دنبال روش‌هایی برای بهبود زمان خود باشید. از خودتان بپرسید چگونه می‌توانید زمان بیشتری را صرف انجام کارهای با ارزش بالا کنید که بزرگترین اثر را ایجاد می‌کنند، شادی بیشتری را به ارمغان می‌آورند و به شما نتایجی را ارائه می‌دهند.

  1. اهداف مدیریت زمان تنظیم کنید

بدون چشم انداز واضح و یا اهداف مشخص به آسانی دستخوش پیش آمد شده، تمرکز خود را از دست داده و دچار پریشانی می‌شوید.

الآن بخوانید!
CRM چیست و چرا برای کسب و کار شما اهمیت دارد؟

با ایجاد وضوح در مورد جایی که شما در حال حاضر هستید و جایی که می‌خواهید بروید، تمرکز بر فعالیت‌های را با ارزش بالا که برای رسیدن به اهداف شما کمک می‌کند، بسیار آسان‌تر می‌شود.

از طریق تعیین اهداف مشخص و قابل سنجش، می‌توانید به وضوح آینده ایده آل خود را مشخص کنید و یک نقشه و مسیر برای رسیدن به آن ایجاد کنید.

با این وضوح، می‌توانید همه چیز را ساده کنید. شما در مقصد خود روشن هستید و بهترین راه برای مدیریت وقت، منابع و افراد برای رسیدن به آنجا را می‌دانید.

با درک اینکه کدام کارها را بهتر انجام می‌دهید و چه چیزی می‌توانید بزرگترین تأثیر را ایجاد کند، وضوح بیشتری را در مورد چگونگی استفاده از زمان خود و همچنین اینکه چه کسی می‌تواند به شما در دستیابی به اهدافتان کمک کند، به دست خواهید آورد.

تسلط به زمان شما تا حدودی در مورد تغییراتی است که می‌توانید انجام دهید. همچنین در مورد کسانی است که می‌توانند به شما کمک کنند تا حتی مؤثرتر شوید.

اهداف تعیین شده می‌تواند توانایی و انگیزه‌ای برای حرکت به جلو در مسیر درست، صرفه جویی در وقت و کاهش مشغله و تعویق باشد. اهدافی را برای هر دوره ۹۰ روزه تعیین کنید و سپس عملکرد خود را در پایان این دوره بررسی کنید. مرور کنید چه کاری انجام دادید و چه پیشرفت‌هایی را به دست آورده‌اید.

سپس اهداف ۹۰ روزه‌ی بعدی خود را تنظیم کنید.

  1. محول کردن کارها

هنگامی که یک حسابرسی زمان را کامل می‌کنید دقیقاً می‌دانید که در حال حاضر وقت خود را صرف چه فعالیت‌هایی می‌کنید.

کلید مؤثر محول کردن کارها این است که نقاط قوت منحصر بفرد خود و بزرگترین ارزشی که ایجاد می‌کنید را درک کنید و بفهمید که چگونه می‌توانید بیشتر و بیشتر وقت صرف انجام این کارها بکنید.

ما گاهی اوقات احساس می‌کنیم که تنها افرادی هستیم که می‌تواند یک کار خاصی را انجام دهد، بنابراین بر روی وظایفی که از آن لذت نمی‌بریم گیر می‌کنیم و این حالت ما را از کارهایی که به بهترین نحو انجام می‌دهیم، باز می‌دارد.

همه‌ی ما می‌توانیم ساعت‌ها را با انجام کارهای بهتر و کارآمدتر به عقب بر گردانیم. ما واقعاً دوست داریم کار کنیم.

به جای فکر کردن در مورد چگونگی تطابق همه چیز با برنامه‌ی شما، در نظر بگیرید که افرادی هستند که می‌توانند پروژه‌ها و کارهای شما را انجام دهند.

در مورد جایی که انرژی خلاق و مهارت‌های منحصر به فرد شما می‌تواند به بهترین نحو استفاده شود، فکر کنید.

به عنوان مثال مدیر عامل آژانس مسافرتی که ۱۵ ساعت در هفته کار می‌کرد، به سادگی با استخدام یک دستیار توانست خود را از این تایم کاری طولانی رها کند. او قادر شد بیشتر وقت خود را صرف انجام کارهایی کند که در آنها بهترین بود و انجام آنها را دوست داشت. این کارها شامل جذب مشتری جدید، صرف وقت با مشتریان و گرفتن ارجاعات بیشتر بود.

این ترفند را امتحان کنید

هر ۹۰ روز یک بار فکر کنید که چگونه می‌توانید ۳ کار را از فهرست لیست کارهای کم ارزش که در حال حاضر انرژی شما را کم می‌کند، شما را آزار می‌دهد یا باعث می‌شود که شما هیچ ارزش واقعی را ارائه ندهید، حذف کنید.

در مورد ۳ کار از لیست کار خوب خود فکر کنید که می‌توانید آنها را به شخص دیگری محول کنید.

الآن بخوانید!
۵ روش ساده برای گرفتن انگیزه در محل کار

در مورد ۳ کار از لیست کار با ارزش بالای خود فکر کنید که می‌خواهید زمان بیشتری برای انجام آنها صرف کنید.

هر ۹۰ روز این فرایند را دنبال کنید تا خودتان را بیشتر بشناسید و بیشتر وقت خود را صرف کارهایی کنید که بهتر انجام می‌دهید و بالاترین سطح نتایج را به ارمغان می‌آورند.

  1. شروع به اولویت بندی کنید

هنگامی که شما در مورد اینکه چگونه می خواهید وقت و اهداف آینده خود را صرف کنید واضح و جدی هستید، مهم است که زمان خود را برای تبدیل این اهداف به واقعیت اولویت بندی کنید.

اگر اولویت‌ها را تعیین نکنید، می‌توانید تمرکزتان را از دست بدهید، پریشان شوید و شروع به وقت گذرانی بیهوده کنید.

اگر هر روز در لیست کاری خود ۲۰ مورد دارید، اولویت بندی نمی‌کنید. هنگامی که شما لیست کاری بی وقفه دارید و حجم کار شما به طور مداوم در حال افزایش است، این حالت باعث غرق شدن و از بین رفتن وضوح و تمرکز می‌شود.

اگر شما فوق العاده مشغول هستید، کلید مدیریت زمان تمرکز و اولویت بندی در فعالیت‌هایی است که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کند.

یک استرتژی مدیریت زمان ساده، تعیین حداکثر پنج مورد که می‌خواهید هر روز به دست آورید است. اینها اولویت‌های شماست. اگر بتوانید آنها را تکمیل کنید، می‌توانید بر روی چیزهای دیگر کار کنید، اما آن پنج موردی که تعیین کرده‌اید، اولویت دارند.

  1. مهمترین کاررا اول از همه انجام دهید

این استراتژی یکی از کلیدهای مدیریت زمان مؤثر است. روز خود را با این پرسش شروع کنید:

“اولین کاری که من امروز باید آن را انجام دهم چیست؟”

هنگامی که این کار برایتان روشن می‌شوید و متعهد به دستیابی به آن هستید، شانس این را دارید که این کار را انجام دهید. این تکنیک، تأثیر اختلال، حواس پرتی و هرج و مرج را بر روی روز شما متوقف می‌کند.

چرا؟ چون شما تصمیم گیری آگاهانه در آغاز روز انجام داده‌اید. زمانی که قدرت تصمیم و اراده‌ی شما قوی است. آیا تا به حال متوجه شده‌اید که هرچقدر که ساعات روز به جلو می‌رود، قدرت و انرژی کمتری برای تمرکز دارید؟

بنابراین، اول باید مهمترین کار و یا کارها را انجام دهید. اگر قرار است با مشتریان بالقوه تماس برقرار کنید، این کار را صبح انجام دهید. اگر شما یک ارائه‌ی مهم برای نوشتن داشته باشید، بازهم آن را در صبح انجام دهید.

چند کار را با هم انجام ندهید. بر یک پروژه در یک زمان و کار بر روی آن تا زمانی که کامل شود تمرکز کنید. مهمترین کار شما هر چه که هست، اگر اول این کار را انجام دهید، هرگز روزی نخواهید داشت که کار مهمی از کارهایتان را انجام نداده باشید.

با پیروی از این استراتژی مدیریت زمان ساده، معمولاً هر روز به یک روز بسیار بهره ور را پایان خواهید داد.

  1. روال صبح و عصر کامل ایجاد کنید

اگر شما در اوج عملکرد خود به لحاظ جسمی و ذهنی کار می‌کنید، قصد دارید بیشتر متمرکز و بهره ور باشید. ایجاد روال صبح کامل می‌تواند تمرکز و انرژی را برای تکمیل اولویت‌های کلیدی خود در طول روز به شما بدهد.

اگر می‌توانید با تمرکز بر آنچه که می‌خواهید انجام دهید، ۶۰ تا ۹۰ دقیقه را برای تنظیم یک روز با “کارایی بالا” صرف کنید. در طی این زمان یک صبحانه سالم بخورید، مطالعه کنید، مدیتیشن کنید، به پیاده روی بروید یا هر آنچه که برای شما مناسب است. سپس اولیوت‌هایتان در روز را شفاف سازی کنید.

یکی از چیزهایی که می‌خواهید روی آن متمرکز شوید چیست، اول تا پایان دادن به آن کار آنرا انجام دهید. این کار تعهد و ثبات ایجاد می‌کند. ممکن است شروع کردن سخت باشد، اما درست مثل رفتن به باشگاه، در صورتی که شما شروع به دستیابی به نتایجی که می‌خواهید کنید، در طول زمان راحتتر خواهد شد.

الآن بخوانید!
از روابط خطی تا مثلثی: باز تعریف کسب و کار در اقتصاد گیگ

مدیریت زمان

اگر می‌خواهید بهره وری خود را دو برابر کنید و زمان خود را به حداکثر برسانید، یک روال عصر برای حمایت از روال صبح خود ایجاد کنید. در انتهای هر روز، ۱۵ دقیقه وقت بگذارید تا مروری از کارهای روز داشته باشید.

۳ چیزی را که در آن روز عالی بود، بنویسید. اینها می‌تواند جذب یک مشتری جدید، داشتن یک جلسه‌ی عالی، نظرات مثبت در مورد کار شما باشد. هر چیزی که باعث احساس مثبت و اعتماد به نفس شما شده است. این استراتژی همچنین باعث می‌شود که از آنچه که به دست آورده‌اید سپاسگزار باشید.

سپس ۵-۳ چیزی را که می‌خواهید برای روز بعد به دست بیاورید به ترتیب اولویت بنویسید. این کار به شما اطمینان خواهد داد که همه چیز در ذهن شما صبح روز بعد تازه خواهد بود و یک ذهنیت اعتماد به نفس ایجاد خواهد کرد.

برای اضافه کردن یک لایه بیشتر به این استراتژی، ۳۰ دقیقه در روز جمعه را برای تنظیم اولویت‌های کلیدی خود در هفته‌ی آینده صرف کنید.

  1. در بلوک‌های زمانی کار کنید

اگر شما مصرّ هستید که کنترل بیشتری بر زمان خود داشته باشید، آزادی بیشتری را تجربه کنید و بر هر گونه احساس استرس و غرق شدن غلبه کنید، نباید چندین کار را با هم انجام دهید.

در عوض، در زمانهای متمرکز بر پروژه‌های اولویت دار خود کار کنید. بین چندین کار رفت و برگشت نکنید. این استراتژی می‌تواند انرژی شما را در تمام طول روز حفظ کند و به شما یک حس واقعی تکمیل پروژه‌ها را بدهد.

  1. برای خودتان زمان صرف کنید

چه مقدار زمان برای خودتان صرف می‌کنید؟ و یا هر روز دستاوردهای کوچک یا بزرگ را جشن می‌گیرید؟

برای برخی، این نشانه‌ی موفقیت کار سخت تر و کار طولانی تر انجام کارهای بیشتر تا حد امکان می‌باشد. اگر همچنان این کار را ادامه دهید، می‌توانید در معرض خطر فرسودگی (خستگی مفرط) قرار بگیرید.

با استفاده‌ی حداکثر از وقت خود، گردش کار و تمرکز بر فعالیت‌های ارزشمندی که به اهداف شما کمک می‌کند را ساده کنید، زمان بیشتری خواهید داشت تا برای خود و با افرادی که برایتان اهمیت دارند، صرف کنید.

شما باید به خودتان مجوز صرف وقت خارج از کسب و کارتان بدهید. اینکه آیا می‌خواهید این زمان را صرف توسعه شخصی کنید یا با خانواده یا دوستان خود بگذرانید، بستگی به شما دارد. اما حتماً برای خودتان وقت جدا کنید.

دن سولیوان (Dan Sullivan)، بنیانگذار Strategic Coach یک سیستم مدیریت زمان منحصر به فرد ایجاد کرده است تا به شما کمک کند زمان، انرژی و خلاقیت خود را برای تولید بهترین نتایج خود متمرکز کنید.

بخشی از این سیستم مدیریت زمان تمرکز بر گرفتن روزهای آزاد است. یک روز ۲۴ ساعته که از نیمه شب تا نیمه شب بوده و طی آن فعالیت‌های مرتبط با کار وجود ندارد. هدف از این یک روز، کمک به افراد برای جوان سازی و تقویت انرژی به منظور اطمینان از حفظ سطح بالای بهره وری و خلاقیت است.

سخن آخر

هنگامی که افراد پرمشغله صحبت از عدم داشتن زمان کافی می‌کنند، معمولاً به این دلیل است که آنها ارزش زمان خود را درک نکرده و زمان خود را به شیوه ی مناسب اولویت بندی نکرده‌اند.

چگونگی استفاده از زمان‌مان اغلب یک انتخاب است. یک یا چند استراتژی مدیریت زمان را که در این مقاله بحث شد امتحان کنید. اگر یک و یا چندتا از آنها برای شما خوب جواب داد، ۹۰ روز آن را ادامه دهید و تفاوت آن را در زندگی تجاری و شخصی خود ببینید.

منبع: lifehack

ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

9 + 1 =